با اجرای «قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول »، شیوه ثبت و انجام بسیاری از معاملات ملکی وارد مرحله جدیدی شده است. یکی از مهم ترین ابزارهایی که برای اجرای این قانون ایجاد شده، قرارداد یکسان است.
طبق «آیین نامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول» قراردادهای یکسان قراردادهای متحدالشکلی هستند که مفاد و محتوای آن از پیش تعیین شده و همانند قرارداهای عادی قابل ویرایش و تغییر نیست. مفاد این قراردادها به تایید معاونت حقوقی قوه قضائیه رسیده است.
ثبت این قراردادها از طریق سامانه کاتب که وابسته به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است، انجام می شود. این قراردادها با هدف کاهش فرآیندهای دستی، کاهش اختلافات حقوقی، انجام استعلام های ثبتی پیش از معامله و فراهم کردن ارتباط مستقیم تر میان معاملات ملکی و سامانه ثبت رسمی اسناد طراحی شده است.
لازم به ذکر است قرارداد یکسان برای هر معامله ای قابل استفاده نیست. طبق تصریح آیین نامه مذکور یکی از مهم ترین شرایط استفاده از این نوع قرارداد این است که ملک دارای سند رسمی مالکیت باشد.
ثبت قرارداد یکسان محدود به گروه خاصی نیست و بسته به نوع معامله و شرایط آن، افراد و مجموعه های مختلفی می توانند از این امکان استفاده کنند. این گروه ها عبارت اند از:
بر اساس اعلام سازمان ثبت، دسترسی سراسری مشاوران املاک دارای پروانه صنفی به تنظیم قراردادهای یکسان از ۶ اردیبهشت ۱۴۰۴ فراهم شده است. پیش از آن نیز این قابلیت به صورت آزمایشی در اختیار تعدادی از مشاوران املاک قرار گرفته بود.
برخی معاملات به دلیل شرایط خاص خود، امکان ثبت در قالب قرارداد یکسان را ندارند و باید مستقیماً در دفتر اسناد رسمی انجام شوند. برای مثال استفاده از قراردادهای زیر در سامانه کاتب ممنوع است:
همچنین اگر ملک در رهن بانک باشد، فقط با رضایت بانک امکان ثبت قرارداد وجود دارد.
بر اساس اعلام سازمان ثبت در حال حاضر امکان ثبت ۱۴ نوع قرارداد یکسان در سامانه کاتب فراهم است. از جمله آن قراردادها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
این قراردادها بدون امکان افزایش یا کاهش شروط تنظیم می شوند و صرفاً در چارچوب تعیین شده قابلیت ثبت دارند.
در آینده ممکن است تعداد و عناوین قراردادهای موجود در سامانه کاتب، با توسعه خدمات و زیرساخت ها یا اصلاح قوانین، کم و زیاد شود و یا تغییر کند.
ثبت قرارداد یکسان از طریق سامانه کاتب و به صورت الکترونیکی و آنلاین انجام می شود. در این فرایند، ابتدا امکان انجام معامله و اطلاعات مربوط به ملک و طرفین احراز می شود و پس از تأیید، امکان ثبت قرارداد در سامانه فراهم می شود. مراحل کلی کار به این صورت است:
ابتدا باید وارد سامانه کاتب شوید و از بخش مربوط به ثبت قراردادهای یکسان، فرایند ثبت معامله را آغاز کنید.
سامانه اطلاعات مربوط به طرفین و ملک را بررسی می کند تا مشخص شود معامله از نظر قانونی و ثبتی امکان ثبت دارد یا خیر. وضعیت سند و وجود محدودیت هایی مانند بازداشت ملک نیز در این مرحله بررسی می شود.
پس از تأیید اولیه، باید نوع قرارداد موردنظر را از میان قراردادهای یکسان موجود در سامانه انتخاب کنید؛ برای مثال، قرارداد فروش یا اجاره.
در این مرحله، اطلاعات موردنیاز مربوط به ملک، خریدار و فروشنده یا موجر و مستأجر و سایر اطلاعات معامله در سامانه وارد می شود.
پس از تکمیل اطلاعات، طرفین باید قرارداد را تأیید و مراحل احراز هویت و امضای الکترونیکی را انجام دهند. در مواردی که حضور شاهد در فرایند پیش بینی شده باشد، تأیید شاهدان نیز انجام می شود.
پس از تکمیل اطلاعات و تأیید طرفین و شاهدان، سامانه نتیجه ثبت قرارداد را اعلام می کند و در صورت نبود مانع، قرارداد ثبت می شود.
با نهایی شدن فرایند، اطلاعات قرارداد در سامانه ثبت شده و سابقه آن در فرایند رسمی ثبت معاملات ملک قرار می گیرد.
ثبت قرارداد یکسان پایان فرایند قرارداد نیست. طرفین باید حداکثر ظرف ۳ ماه به یکی دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند تا اقدامات قانونی لازم برای نهایی شدن معامله و تنظیم سند رسمی را انجام دهند.
عدم مراجعه در مهلت مقرر ممکن است موجب توقف فرآیند یا بروز مشکلات ثبتی در معامله شود.
در ویدئو زیر می توانید فرآیند ثبت را بصورت تصویری مشاهده نمایید:
قرارداد یکسان روند ثبت معامله را ساده تر می کند، اما برای همه نوع معامله ای مناسب نیست. مهم ترین محدودیت آن این است که طرفین نمی توانند هر شرط یا توافقی را که مدنظر دارند، به متن قرارداد اضافه کنند. به همین دلیل، اگر معامله شرایط خاص یا پیچیده ای داشته باشد، قرارداد یکسان گزینه مناسبی نیست.
از طرف دیگر، ثبت قرارداد یکسان پایان کار نیست و طرفین باید برای تکمیل فرایند معامله به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند. تا زمانی که این مرحله انجام نشده باشد، محدودیت های قانونی مربوط به ملک همچنان برقرار است و امکان انجام معامله مجدد طبق مقررات وجود ندارد.
بنابراین، اگر خریدار و فروشنده از ابتدا قصد دارند شروط خاصی را در قرارداد خود بگنجانند، بهتر است مستقیماً به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند و معامله را از این طریق انجام دهند.
بعد از ثبت قرارداد یکسان، دفترخانه وظیفه دارد مراحل قانونی نهایی معامله را انجام دهد. سردفتر در این مرحله، وضعیت ملک و استعلام های لازم را بررسی می کند و پس از انجام بررسی های قانونی و پرداخت هزینه های ثبتی، معامله را به صورت رسمی نهایی می کند.
اگر در بررسی های دفترخانه مشکلی وجود داشته باشد، برای مثال مانعی قانونی برای انتقال ملک وجود داشته باشد، سند نهایی تنظیم نمی شود و علت آن به طرفین اعلام خواهد شد. با نهایی شدن معامله در دفترخانه، محدودیت های مربوط به قرارداد یکسان نیز مطابق مقررات برطرف می شود.
